Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?

En location immobilière, que ce soit meublée ou vide, tout locataire est soumis à des charges locatives récupérables, en sus du loyer mensuel. Elles sont prédéfinies dans le contrat d’habitation ou le bail de location signé préalablement entre lui et le propriétaire. Ces charges correspondent à l’ensemble des dépenses relatives à l’utilisation du logement et au fonctionnement de l’immeuble dans lequel se trouve l’appartement. En vertu de l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, elles sont dites récupérables puisqu’elles sont initialement à la charge du bailleur. À la suite de quoi, ce dernier peut exiger le remboursement auprès du locataire. Quelles sont les charges concernées ? Quelles sont les obligations de paiement et de régularisation qui en découlent ? Les réponses dans cet article !

Charges locatives : définition selon la loi

Durant la location d’un logement, les charges locatives sont des dépenses initialement payées par le bailleur dont le locataire doit s’acquitter mensuellement avec le loyer. Selon la loi, elles se définissent comme la contrepartie des services liés à l’usage de différentes structures du bien loué. Dans ce cadre, les services rendus doivent être effectifs. Autrement dit, ils doivent constituer de réels avantages pour les locataires, notamment sur l’usage des parties communes et privatives, et des équipements.

En outre, elles sont également requises pour compenser les dépenses d’entretien courant et les éventuelles réparations sur les éléments d’usage commun de l’immeuble. Aussi, les frais récupérables concernent les impositions dont le locataire profite directement, comme le droit d’enlèvement des ordures ménagères.  

Liste des charges récupérables dans le contrat de location

La liste des charges récupérables est limitative, selon le décret du 26 août 1987. À cette condition, toute dépense n’appartenant pas à la liste n’est pas récupérable auprès du locataire.

L’ascenseur et le monte-charge

Dans un immeuble, les coûts d’électricité dépensés par l’ascenseur et le monte-charge sont récupérables auprès des locataires. Cela en va de même pour les éventuelles interventions en cas de blocage de cabine. Également, les fournitures de produits ou les petits matériels d’entretien, les menues réparations de la cabine et des paliers sont à la charge des occupants.

En revanche, les frais relatifs à l’entretien de la ligne téléalarme de l’ascenseur et au nettoyage des graffitis reposent entièrement sur le bailleur. Effectivement, le propriétaire a l’obligation d’assurer la sécurité des équipements mis en disposition au locataire.

Eau chaude, eau froide et système de chauffage collectif

Certaines charges concernant l’eau et le système de chauffage collectif sont récupérables sur le locataire. Il s’agit-là notamment du montant de consommation d’eau froide et chaude nécessaire pour les besoins quotidiens des occupants, l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs. À cela viennent s’ajouter les charges relatives à l’entretien des réseaux d’eau et des épurateurs de fumée, de fourniture d’énergie quelle qu’elle soit, l’exploitation des compteurs généraux et individuels, et la réparation des fuites sur joints.

Les installations individuelles

En ce qui concerne les installations individuelles, tout locataire doit s’acquitter des charges liées notamment à :

• l’entretien du système de chauffage et de production d’eau chaude/froide ;
• le contrôle et la réfection d’étanchéité des raccordements, réglage de débit et de température, dépannage, etc.

À l’entrée dans le logement, le locataire a le droit de demander au propriétaire un certificat de conformité de l’installation et les preuves d’entretien récent.

Les charges liées aux parties communes intérieures

Dans les parties communes intérieures d’un bâtiment, les charges suivantes sont réparties entre les locataires :

• le coût d’électricité ;
• les matériels d’entretien (balais et sacs poubelles), et des produits de désinsectisation et de désinfection (les produits de dératisation sont exclus) ;
• l’entretien de la minuterie et des tapis;
• réparation de l’aspirateur et d’autres appareils d’entretien de l’immeuble ;
• et les dépenses personnelles d’entretien.

En revanche, les travaux de nettoyage des graffitis ne sont pas récupérables sur le locataire. Il en est de même pour les frais de ravalement dont le bailleur doit s’acquitter au syndic de copropriété.

Les charges liées aux espaces extérieurs

À l’extérieur de l’immeuble, le locataire est tenu de payer au propriétaire les dépenses d’exploitation et d’entretien de voies de circulation et des espaces verts. C’est également le cas pour les charges liées aux aires de stationnement et aux équipements de jeux pour enfants.

Taxes et redevances

En ce qui concerne les impositions et les redevances au sein d’une résidence locative, certaines charges reviennent au locataire. Ce sont notamment les taxes d’enlèvement des ordures ménagères et de balayage. La redevance d’assainissement est également récupérable auprès des occupants.

Pour ce qui est de la taxe foncière ou la taxe d’habitation, elle est à la charge du bailleur et non récupérable aux locataires.

Les obligations sur le paiement des charges récupérables auprès du locataire

Au même titre que les loyers, les charges récupérables doivent être versées chaque mois au propriétaire. En principe, le paiement se fait par provisions.

Montant pour charges récupérables

Fixer le montant de provision mensuel s’avère parfois difficile. Cela implique une régularisation au moins une fois chaque année dont les processus sont détaillés ici-bas, dans le troisième chapitre. De toute manière, il est toujours raisonnable de se renseigner sur les charges locatives globales de l’immeuble collectif. Également, la connaissance du montant des impôts et redevances est primordiale afin de pouvoir fixer la somme mensuelle des charges. Le bailleur peut s’inspirer aussi de la répartition des dépenses locatives de l’année précédente.

Dans ce cadre, l’application du forfait de charges est interdite, sauf si le contrat de bail la précise ou s’il s’agit d’une colocation ou d’une location meublée. En effet, les charges récupérables doivent correspondre au montant exact payé par le bailleur.

La répartition des charges entre les locataires

Le bailleur disposant de plusieurs logements dans un immeuble collectif doit répartir les charges locatives entre les différents locataires. Dans ce cadre, la loi n’impose aucun critère obligatoire. En effet, le mode de répartition est prédéfini dans le règlement de copropriété qui doit être fourni ensemble entre propriétaire et occupants. La distribution peut se faire proportionnellement à la quote-part du logement occupé par chacun d’entre eux.

Dans le cas où l’immeuble appartient à un seul propriétaire, ce dernier peut choisir le mode de distribution qui lui convient. Toutefois, elle doit être équitable entre les locataires tout en munissant des pièces justificatives lors de la régularisation annuelle.

Les conséquences de non-paiement des charges

Le non-acquittement de la provision mensuelle entraîne plusieurs conséquences. D’une part, cela peut aboutir à la résiliation du bail d’habitation. Effectivement, la non-récupération des charges locatives aux locataires constitue un motif légitime et sérieux pour le bailleur de mettre fin au contrat de location. D’autre part, elles peuvent s’imputer sur le dépôt de garantie payé par l’occupant lors de son entrée dans le logement.

À ce titre, le propriétaire dispose d’un délai de trois ans, même après départ du locataire, pour réclamer le non-paiement des charges.

La régularisation des charges locatives

Dans le cadre d’une gestion locative, le bailleur est tenu formellement de respecter la régularisation annuelle avec un envoi d’un décompte aux locataires.

Régularisation sur le montant des charges

Les parts de charges dont le locataire doit s’acquitter mensuellement ou trimestriellement font l’objet d’une régularisation au moins chaque année. Cette obligation emmènera donc, d’une part, à un versement supplémentaire de l’occupant au bailleur si le montant annuel est insuffisant. Cela peut entraîner, d’autre part, un remboursement de trop-perçu au profit de l’occupant si le montant excède la somme réellement payée par le propriétaire.

Communication du décompte de charges au locataire

Le bailleur est également dans l’obligation de communiquer un décompte de dépenses locatives au locataire, un mois avant la régularisation. En principe, ce décompte doit contenir les récapitulatifs des différentes charges et les quantités de consommation. Cela en va de même pour la répartition et, le cas échéant, les modalités de calcul des frais liés au chauffage et à la production d’eau chaude collectifs.

Justification des dépenses locatives récupérables aux locataires

Six mois après la communication du décompte, le bailleur doit être en mesure d’apporter des pièces justificatives relatives aux différentes charges ainsi énumérées. En copropriété, c’est le syndic qui va s’en charger.

Concrètement, la demande de récupération de provisions doit être justifiée par :

• l’exposition aux locataires des résultats antérieurs, lors de la précédente régularisation ;
• la communication du budget prévisionnel dans le cas d’un immeuble en copropriété.

En l’absence des pièces justificatives, un remboursement au profit de l’occupant ou une réduction peuvent avoir lieu jusqu’à leur apport.

Les conséquences du non-respect des obligations

Dans le cadre de la mise en location des logements, le non-respect des obligations sur les charges récupérables entraîne des sanctions. Concrètement, si le bailleur ne procède pas à la régularisation au moins chaque année, dans ce cas :

• les locataires pourront demander le remboursement de la somme encaissée par le propriétaire au titre de dépenses de charges ;
• il est également dans leur plein droit de refuser le paiement de ces charges.

À noter aussi que si le propriétaire refuse de régulariser les charges récupérables à la demande du locataire, il encourt le versement de dommages-intérêts.